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四平市人民防空办公室   2017-05-27  
市人防办文件办理制度

  为进一步规范文件工作程序,避免遗漏工作环节、推诿责任,规范文件审阅程序,提高工作效率,特制定此制度。

  一、接收文件的办理

  1、接收文件范围:包括市委、市政府文件站文件;全市各部门发文;国家、省、市邮寄文件;电话、传真接收到的通知和文件等。

  2、接收方式:市委、市政府文件站文件由秘书科领取;全市各部门发文由对口业务科室领取,记录基本要求交给秘书科;国家、省、市邮寄文件由门卫接收交给秘书科;电话、传真的通知和文件由接收单位负责记录详实,抄送给秘书科。

  3、传阅办法:所有文件均由秘书科文书登记,填写《四平市人防办文件阅办单》,由秘书科长拟办,主要领导批示,分管领导负责,具体责任科室承办。承办单位按文件要求落实,办结文件逐级汇报办理情况。秘书科负责文件督办,文书全程跟踪文件阅办。

  4、办理要求:各科室要有对口部门的联系方式,便于咨询有关问题。领取文件人员要清楚所领取文件的基本内容、要求,并将特殊要求告知文书。领取到各类文件要及时登记传阅,不能积压在个人手中。文件办理过程中尽量不使用原件,需复印的按有关规定执行。领取、送还文件都要按要求登记。

  二、审批报送文件的办理

  1、需报领导审批的报送文件范围:须经领导签字审批的不需要以正式文件印发的各种报告、报表、说明、总结等。

  2、审批报送文件的程序:由承办单位填写《四平市人防办文件审批单》,承办人签字,承办科室负责人写清拟办意见并签字,由承办科室负责人,征求分管领导意见并签字后报主要领导审批签字,秘书科凭主要领导签字使用印信,按要求存档,由承办科室或秘书科上报。

  3、审批报送文件的要求:严格落实审批报送文件的程序,避免中间环节脱档。各级领导敢于负责,层层压实责任,权责统一。杜绝推诿扯皮,注重文件办理时效,保证工作高效率。

  三、印发文件的办理

  1、需印发文件的范围:需要以办公室名义发文的重要事项,如:请示、通知、报告、函等。

  2、印发文件的程序:由承办科室负责拟稿,反复征求意见成文后,填写《四平市人民防空办公室发文用纸》单,由分管领导负责核稿。由承办科室负责人或分管领导呈主要领导签发。承办科室将文稿电子档交由秘书科统一按公文格式排版印制,使用印章。秘书科登记存档《四平市人民防空办公室发文用纸》和原文件,由承办科室或秘书科邮送文件。

  3、印发文件的要求:印发文件体现单位形象,高度重视印发文件的各个环节。承办科室认真行文,负责文件的内容的真实性、合法性。秘书科负责严格按照公文有关要求审定文件的格式、种类并进行印制。承办科室负责跟踪文件落实情况。

                                                                                                            四平市人防办

                                                                                                              

(责任编辑:四平市人民防空办公室) [纠错]